Delegue para se libertar

Gerir um negócio não é uma tarefa fácil. E, no paradigma feminino, essa atividade pode se tornar ainda mais difícil. Afinal de contas, para muitas mulheres, a jornada dupla de trabalho faz parte da rotina. Assim, conciliar as funções no ambiente de trabalho com as responsabilidades domésticas passa a ser uma necessidade.

Nesse contexto, desenvolver boas práticas de gestão configura-se como um fator ainda mais importante para o sucesso no empreendedorismo feminino. Por isso, se você lidera um negócio, seja ele uma grande ou pequena empresa, buscar constantemente o desenvolvimento de habilidades gerenciais é fundamental, não apenas para o sucesso do empreendimento.

Aprimorar-se em seu papel como diretora da empresa é também de grande valia para o equilíbrio entre a sua vida pessoal e o trabalho, bem como para o seu bem-estar de uma forma geral. E, entre as diversas habilidades que você deve desenvolver enquanto gestora, a capacidade de delegar tarefas é, sem dúvida, uma das mais relevantes.

Se você deseja saber mais sobre o assunto e sobre como melhorar seu processo de descentralização, continue a leitura deste artigo!

Por que a atitude centralizadora é uma vilã no seu dia a dia?

A centralização de tarefas sobre os membros da direção é um fenômeno bastante comum, principalmente entre os gestores de pequenas empresas. Em organizações de menor porte, que contam com estruturas mais enxutas e um quadro de funcionários mais reduzido, atividades dos setores financeiro, administrativo e muitas vezes até mesmo de compras, vendas e prestação de serviços acabam recaindo sobre os gestores.

No entanto, é preciso observar que frequentemente isso acontece não só em decorrência do baixo nível de departamentalização da empresa. Muitas vezes, essa centralização é resultado de uma dificuldade dos gestores em confiar determinadas tarefas a outras pessoas.

O proprietário do negócio se sente responsável por todos os resultados da empresa. Por isso, é normal que apresente uma tendência de querer acompanhar de perto cada procedimento.

Dessa forma, diversas vezes a existência de poucos setores dentro de uma empresa é consequência também de uma atitude centralizadora por parte de seus líderes. Nesse contexto, além das atividades que precisam ser realizadas indispensavelmente pela diretoria, a equipe de gestão acaba assumindo outras funções.

Essa conduta é problemática por diversos motivos. Em primeiro lugar, porque o tempo é limitado e, assim, a disponibilidade para dedicar a cada atividade fica reduzida. Isso pode impactar na qualidade de sua execução, o que leva a uma cadeia que impacta o desempenho em todas as tarefas.

Outro fator que deve ser mencionado é a falta de especialização. Frequentemente, o empreendedor opta por abrir seu negócio em um setor do qual tenha conhecimento. Contudo, a realidade operacional de uma empresa engloba uma ampla gama de funções muito distintas, sendo que cada qual requer conhecimentos específicos para sua execução.

Desse modo, quando a equipe de gestão tem uma postura centralizadora, assumindo muitos papéis dentro do negócio, é possível que se encarregue de funções para as quais não tem a expertise necessária. Assim, mais uma vez, compromete-se a qualidade na realização das tarefas.

Por fim, cabe destacar que a centralização de tarefas e responsabilidades sobre uma única pessoa tem um impacto muito significativo sobre sua qualidade de vida. Isso porque as tarefas dentro de uma empresa não são meramente atividades mecânicas. Elas requerem reflexão, planejamento e acompanhamento. Isso adiciona uma carga de stress psicológico constante, que se soma à estafa da realização das tarefas em si.

Assim, uma liderança que absorve muitas responsabilidades e funções não é a mais eficiente e não garante melhores resultados para o negócio, sendo que essa conduta pode, em muitos casos, até mesmo prejudicar a empresa.

E, no caso das mulheres de negócios, o problema tende a se agravar, uma vez que muitas vezes elas também assumem grande parte das tarefas e responsabilidades dentro do ambiente doméstico. Essa é uma realidade que se deve à forma como a estrutura social determina os papéis da mulher.

Graças à progressiva migração da figura feminina do ambiente doméstico para o mercado de trabalho, neste momento da história, as mulheres acumulam tanto responsabilidades no lar como em suas carreiras.

É preciso notar que o contexto de cada mulher é diferente e que, por isso, esse acúmulo de funções pode acontecer de formas e por razões muito distintas em cada caso. Desse modo, observar como essa realidade acontece na sua vida e quais impactos ela tem na sua rotina é essencial para que você possa se desenvolver em direção ao alcance das suas metas e objetivos pessoais.

Nesse contexto, cabe destacar que em muitos casos a distribuição de tarefas no lar acontece de forma semelhante à do ambiente empresarial. Frequentemente, as mulheres contam com uma estrutura familiar em que os demais moradores da casa são capazes e se disponibilizam para compartilhar as tarefas, tornando mais fácil a redução da carga de trabalho. Contudo, por sentirem-se responsáveis por determinadas atividades ou por duvidarem da qualidade do trabalho de outras pessoas, acabam absorvendo mais funções.

Tanto no contexto do ambiente de trabalho quanto no que concerne ao lar, há uma solução simples para aprimorar a forma como as atividades são realizadas e reduzir a carga sobre a figura feminina: delegar.

O que é delegar?

A capacidade de delegação de tarefas é essencial para gestoras em qualquer estágio de seus empreendimentos. Quando você delega uma tarefa, está encarregando outra pessoa de sua execução. Ou seja, tira uma atividade da sua agenda e acrescenta-a na lista de outra pessoa. Mas é importante notar que existe uma diferença entre delegar tarefas e delegar responsabilidades.

Quando você simplesmente delega uma tarefa, ainda cabe a você a responsabilidade sobre sua execução. Ou seja, você ainda deve verificar se ela foi adequadamente realizada, dentro dos prazos e de acordo com as necessidades. É como uma terceirização.

Por sua vez, quando se delega uma responsabilidade, toda a carga que acompanha a tarefa é passada para o novo encarregado. Dessa forma, o acompanhamento da atividade sai também do seu escopo.

Ter clareza sobre essa definição vai te ajudar a saber quando é possível delegar algo a alguém, e em que nível, sendo uma simples tarefa ou toda uma responsabilidade. Cabe também destacar que essa prática (e seus benefícios) não está restrita aos limites da sua empresa.

Você também pode aplicar as técnicas de delegação de tarefas dentro do seu lar. Assim, pode reduzir a carga de tarefas domésticas que recaem sobre você, reduzindo o impacto da dupla jornada de trabalho na sua vida e possibilitando maior dedicação de tempo a outras atividades que você considere importantes, do lazer aos estudos e cuidados com a saúde física e mental.

Por que é importante delegar?

A primeira vantagem de delegar tarefas e responsabilidades é reduzir a carga na sua rotina. Dessa forma, você terá mais tempo livre para dedicar a outras funções, que sejam mais importantes nesse momento ou que só possam ser realizadas por você.

Com isso, os ganhos em eficiência no seu trabalho e em qualidade de vida serão significativos. Mas, ainda há outros importantes benefícios de se delegar tarefas e responsabilidades.

Como já vimos anteriormente, com um processo de transferência de atividades correto, onde destina as atividades a pessoas bem qualificadas para realizá-las, você terá um grande ganho de produtividade do seu negócio. Mas, além disso, quando delega uma tarefa ou responsabilidade, também valoriza sua equipe ou as pessoas próximas de você. Isso porque, ao passar uma atividade sua para outra pessoa, demonstra acreditar na competência desse novo encarregado.

Assim, descentralizar as responsabilidades que recaem sobre você também pode ser um importante fator de motivação para seus colaboradores. E quando essas tarefas ou responsabilidades tiverem um desenrolar bem-sucedido, elas ajudarão a criar um senso de sucesso coletivo que fará o seu time mais engajado e participativo.

Como consequência desse processo de delegação efetiva, seus colaboradores também se sentirão mais confiantes ao tomar decisões e mais estimulados a aspirar grandes resultados. Com isso, os resultados da sua empresa podem sofrer expressivas melhoras.

No seu ambiente doméstico, quando você investe em compartilhar e delegar tarefas, ajuda a criar um ambiente mais saudável para todos. Quando todo mundo tem uma tarefa, é mais fácil compreender o impacto das ações de cada um na casa e suas responsabilidades para que tudo se mantenha em ordem, fornecendo conforto a todos.

Além disso, delegar tarefas do lar também estimula a autonomia e a independência, principalmente nas crianças e adolescentes, auxiliando no desenvolvimento de competências importantes para sua vida.

Como não delegar?

Existem técnicas que podem te ajudar a desenvolver suas habilidades de delegação de tarefas e responsabilidades, auxiliando na obtenção de maior índice de resultados positivos. Contudo, é importante saber também o que você NÃO deve fazer ao encarregar alguém de uma determinada função.

O principal erro que os líderes cometem ao delegar tarefas é o microgerenciamento. Esse termo se refere a uma necessidade dos superiores de verificar cada passo dado por seus subordinados, averiguando se a atividade está sendo desempenhada corretamente e, em muitos casos, indicando como realizar certas etapas do processo.

Essa prática é prejudicial por muitos motivos. Quando você microgerencia um encarregado, demonstra insegurança. Ou seja, transparece não acreditar realmente no potencial daquela pessoa de lidar com a situação e obter bons resultados.

Assim, vai conseguir os efeitos contrários em termos de valorização, integração e motivação da equipe. Além disso, essa postura controladora pode prejudicar suas relações interpessoais com as pessoas ao seu redor, devendo ser especialmente evitada dentro do seu ambiente doméstico.

Por fim, quando você não tem confiança ao delegar uma tarefa ou responsabilidade, não se liberta da carga prática e mental que a acompanha. Por isso, evitar essa atitude é importante também para que a delegação de tarefas ajude a liberar tempo na sua agenda e a reduzir seus níveis de stress.

Desenvolva sua capacidade de delegar tarefas e responsabilidades

Se você tende a ser uma pessoa centralizadora, deve tratar a delegação como uma habilidade a ser desenvolvida. Assim, existem técnicas e métodos para que você possa se sentir mais segura ao transferir responsabilidades e para que tenha melhores chances de obter sucesso na realização das tarefas por outras pessoas.

A quem você pode delegar uma tarefa?

O primeiro passo é compreender que nem toda tarefa pode ser realizada por qualquer pessoa.

Por exemplo: a criação de uma planilha complexa provavelmente não será bem-sucedida se feita por um estagiário ou profissional de atendimento. Da mesma forma, incumbir uma criança pequena da lavagem das panelas não é uma boa ideia. Por outro lado, ela pode regar plantas ou ajudar a preparar a mesa.

Por isso, avalie as competências e capacidades da pessoa antes de lhe passar uma tarefa. Claro que você pode utilizar o processo para ensinar novas habilidades, mas essa situação já requer um acompanhamento diferente.

Estruture a tarefa para obter melhores resultados

Uma das maiores dificuldades ao confiar suas tarefas a outras pessoas é o medo de que ela não seja bem feita ou que algo dê errado. Mas existem técnicas para evitar esses problemas. Utilize a tríade:

• Objetivo;
• Propósito;
• Condições.

Para que a atividade seja realizada adequadamente e com autonomia, é preciso que o encarregado saiba qual é o seu objetivo final. Por isso, não diga apenas o que precisa ser feito, mas com que finalidade.

O propósito pode se confundir com objetivo, mas é um conceito diferente. Aqui, você precisa demonstrar qual o papel dessa atividade no esquema geral das operações. Como ela se integra com outros fatores e qual a cadeia de consequências entre elas. Se o propósito for compreensível para a pessoa responsável, haverá menos chances de ela precisar de auxílio ou falhar em sua realização.

As condições para a execução da tarefa são um ponto crucial. Determine quais prazos, recursos, etapas e meios de execução estão disponíveis, bem como quaisquer outras condições para a finalização do trabalho.

Seguindo esse modelo, você tem boas chances de alcançar os melhores resultados em todas as atividades.

Feedback

Delegar detalhadamente a responsabilidade não é o ponto final do processo de descentralização. Dar feedback ou retorno às pessoas envolvidas é essencial. Avalie se tudo saiu conforme o desejado e seja bem clara ao transmitir para a pessoa onde ela se saiu bem e o que precisa ser melhorado.

Nesse processo, é importante também que você faça uma autoavaliação e que esteja disposta a ouvir o que o encarregado tem a dizer. A partir desse processo, você pode aprimorar suas habilidades de transferir tarefas e descobrir quais perfis de pessoas são mais adequados para cada atividade.